‘유구하다’란 단어의 의미에는 보관 즉 기록이란 행위가 전제된다. 용인은 2014년 용인 지명탄생 600년을 맞아 유구한 용인의 역사를 대대적인 홍보를 했다. 하지만 2000년대 들어 급격한 발전에 따른 인구 증가 등으로 용인의 정체성은 많은 부분 풍화됐다. 과거 없는 현재는 없으며, 현재 없는 미래 또한 없다. 그런 의미에서 과거와 현재를 기록하는 것은 매우 중요하다. 특히 기록이 활용 없이 보관에 머문다면 존재의 의미는 반감될 수밖에 없을 것이다. 이에 본지는 용인시의 행정자료 등이 기록되는 과정 등을 주제로 한 시리즈를 4회에 걸쳐 싣는다.

용인시 그동안 생산한 기록물은?
용인시가 각종 업무와 관련해 생산하는 행정자료가 한해 어느 정도인지 파악하는 것은 쉽지 않다. 지명 탄생 600년은 고사하고 시로 승격된 1996년을 기준연도로 해도 지금까지 생산된 행정·일반 자료가 생성됐는지 파악하기는 쉽지 않다. 시스템 부재, 인력·저장공간 부족 등의 현실적 한계뿐만 아니라 생산량 역시 방대해 이를 수치화 한다는 것은 매우 어려운 것이 현실이다.

용인시 기록물관리팀에 따르면 다만 생산되는 자료는 지속적으로 늘고 있으며, 2001년 참여정부부터 문서형식이 서류에서 전자화 됐지만 여전히 보존해야 할 서류는 줄지 않고 있다. 결국 보존 대상만 ‘기존 서류문서 생산량+전자문서’로 확대된 것이다. 용인시가 각종 기록물을 보관하고 있는 종합문서고에 저장된 기록물은 대략 15만권 정도로 파악하고 있다. 15만건의 사업과 관련한 문서가 묶음으로 보존돼 있다는 것이다. 권당 많게는 100여개 서류가 ‘묶음처리’돼 있는 것을 감안하면 용인시 기록 현황은 일반 셈법으로 계산하는데는 한계가 있는 것이 사실이다.

생산된 문서들은 각각 목적에 따라 보존기간이 정해지지만 일반 행정자료 대부분은 ‘1-3-5년’을 보존기한으로 하고 있다. 대상은 행정업무와 관련한 모든 서류로, 본청뿐 아니라 3개 구청, 읍·면·동까지 해당된다.

시는 매년 생산되는 서류의 절반 이상이 여기에 해당되며 나머지 서류 보존기한은 ‘30년-반영구(70년)-영구’적으로 보존하고 있다. 장기 보존 기록물에는 일반인 재산권과 관련한 토지 문서 등이 해당된다. 각종 회의 기록문서, 의회 속기록 등도 영구 보존 대상이다. 보존기관이 30년 이상 되는 기록물은 국가기록원으로 이관해 관련 업무뿐 아니라 관리를 담당하고 있지만 업무상 필요한 자료들은 단체장 판단하에 해당 지자체에 보관하고 있다.

실제 용인시도 보존기간이 30년 이상 되는 기록물 중 상당수를 보관하고 있으며, 이는 각종 행정 업무에 참조 등의 자료로 활용하기 위해서다.

보존만큼 중요한 폐기 결정 과정은
소송이나 재산권 등과 연관되지 않는 자료는 대부분 보존기간이 지나면 폐기처분된다. 용인시 기록관리팀에 따르면 지난해 폐기된 기록물은 8만여권으로, 정기폐기는 연 1회, 상황에 따라 1회 이상 늘기도 한다.

보존기간이 지났다고 해서 전부 폐기 처분되는 것은 아니다. 애초 보존기간 내에 소송 등의 변수가 발생, 업무가 마무리되지 않을 경우 보존주기에 맞춰 연장할 수 있다. 여기서 주요 역할을 하는 곳은 기록물평가심의위원회다. 내·외부위원 각각 2명으로 구성된 위원회는 보존기간이 지난 기록물의 폐기 유무를 결정하게 된다. 해당 기록물이 만(10000)단위다 보니 업무를 처리하는데만 4~5달가량 걸린다.

기록물관리팀 관계자는 “한번 폐기된 기록물은 더 이상 존재하지 않는 것이기 때문에 기록물을 관리하는 것도 중요하지만 폐기결정도 신중하게 내려야 한다”며 “기록물 중 폐기 처리가 관리부서의 중요업무인 것도 이 이유 때문”이라고 설명했다.

용인시가 기록으로 보존하고 있는 것은 행정자료만이 아니다. 자매결연 도시로부터 받은 각종 기념품을 비롯한 일반자료 역시 보관되고 있다.

하지만 용인시 출자·출연 공공기관이 생산한 각종 자료는 자체적으로 관리하고 있으며, 각종 사업 현장 등지에서 출토된 사료들은 발굴 기관 등에서 보관·관리하고 있어 이에 대한 기록물 현황 등 파악에 어려움이 있는 것 역시 현실이다.