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용인시, 기록관 전산관리시스템 도입

용인시, 기록물 관리 방안 마련

용인시가 공공기록물의 안전한 보존 관리와 효율적인 활용을 위해 올해 용인시 기록관 운영 계획을 수립했다고 밝혔다.

용인시는 지난달 밝힌 운영계획에 맞춰 투명하고 책임 있는 행정 구현을 위한 ‘공공기록물의 안전한 보존 및 효율적 활용’을 공개했다.

현재 용인시는 기록물을 관리하기 위해 2005년 ‘용인시 기록관 운영 규정’을 제정한 이후 2009년부터 기록물 생산‧등록 시스템인 업무관리시스템을 운영한데 이어 2014년부터는 기록물 보존‧관리 시스템인 기록관리시스템을 운영하고 있다.

용인시가 공개한 자료를 보면 본청 지하 1층에 위치한 보존서고(847㎡ 256평 규모)에는 중요기록물과 한시기록물 등 총 15만 여권의 문서자료가 있으며 이중 준영구 자료가 10만5600권으로 가장 많다. 영구 보존되는 것은 1만7700권으로 뒤를 이었다. 종이 기록물에는 문서, 카드 대장 도면류가 해당된다. 이외 전산화 자료는 총 5만7700권으로 이중 영구 자료는 9800권 준영구용은 4만7900권이다.

보존서고 출입 및 기록물 반출 현황을 보면 지난해에는 총 855명이 출입해 355권을 반출한 것으로 나타났다. 월별로는 연말과 연초가 월 평균 80명 이상 몰려 한해 중 가장 집중된 것으로 조사됐다. 이외 지난해 보존기관이 끝나 폐기한 자료는 7만7700권(55,090㎏)으로 전체 만료 기록물 8만3700권 중 90%이상에 이른다. 이외 폐기가 보류된 자료는 2590권 보존기간 재책정 자료도 3400여권에 이른다.

이외 중요기록물 전산화 사업을 통해 주택과 1948권 62만1084면을 전산화 시켰으며 이에 들어간 예산은 2억1000만원이 들어갔다. 2017년 생성돼 구축된 자료 4944건 중 공개된 자료는 533건, 부분공개는 67건 비공개는 4344건인 것으로 나타났다.

행정박물된 기록물은 총 324점으로 상훈장류가 174점으로 가장 많으며 선물류 100점 관인류 25점 방명록도 21점이 있는 것으로 확인됐다.

△2019년 용인시 공공기록물 어떻게 관리하나= 우선 신규사업으로 기록관 전산관리시스템 도입이다. 기록관 내 중요기록물에 대해 전산관리시스템을 적용해 기록물 반입 반출을 관리하므로 체계적인 기록관 운영을 할 수 있을 것으로 기대된다. 소요예산은 1900만원이 들어가며 주요 내용은 기록물 검색 이관 목록정비 등 시스템 도입, 기록물 정보를 포함한 바코드 적용 등이다.

전자기록물의 안전하고 체계적인 관리와 활용을 위한 기록관리시스템이 올해도 운영된다. 예산은 3900여만원이며 표준기록관리시스템 인프라에 대한 유지관리 등을 주요하게 추진한다. 기록물 관리방법과 절차에 대한 교육도 진행된다.이를 위해 시는 129개 처리과 전체 기록물관리담당자와 신규 임용자를 대상으로 교육을 진행한다.

각 부서별로 기록물관리의 중요성을 인식시키고 미흡한 사항을 개선 보완하기 위해 실태점검을 실시한다. 점검 시기는 9월부터 10월까지며 대상은 본청 및 사업소까지 총 71개 부서가 된다. 올해는 또 비공개 기록물의 공개재분류를 실시한다는 방침이다. 시는 이를 통해 적극적인 정보공개를 통해 행정의 투명성과 효율성을 보장할 계획이다. 기간은 4월부터 12월까지며 대상은 총 3031건이 될 것으로 보인다.

시는 이외 예산 2억원을 들여 DB전산화 사업 및 종합문서고를 정비한다. 보존기간이 준영구 이상인 중요 비전자 기록물의 안전한 보존관리를 위한 조치로 DB구축을 통해 이중 보존체계를 마련하게 되는 것이다. 사업은 다음달부터 9월까지다. DB구축 작업은 주택과 영구 준영구 비전자기록물 30만면을 디지털이미지화 하는 작업으로, 2020년에도 영구 기록물 210만면을 대상으로 3차 기록물 사업을 실시할 예정이다.

임영조 기자  yjlim@yongin21.co.kr

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